Mit System zum Erfolg

Manchmal wünscht man sie zum Teufel, ein anderes Mal könnte man sich ein Leben ohne sie gar nicht mehr vorstellen. Auch wenn das klingt wie ein Song der irischen Band U2, tatsächlich ist hier die Rede von der guten, neuen Technik. Doch egal wie man es dreht und wendet: Mit der zunehmenden Schnelllebigkeit ist diese gerade in der Gastronomie und Hotellerie nicht aufzuhalten. Diverse Anbieter von Software und Kassensystemen versprechen eine Erleichterung des täglichen Arbeitslebens.
Mehr Erfolg mit weniger Aufwand ist der Slogan. Doch bevor man neu zukauft oder umrüstet, sollte man sich gut mit dem Thema auseinandersetzen. Man sollte sich wirklich die Frage stellen, in welchem Ausmaß Technik im Betrieb eingesetzt werden soll und vor allem auch für welche Bereiche. Denn die Möglichkeiten sind fast unbegrenzt.

Der digitale Schlüssel zum Erfolg: Die Gekko-Group-Geschäftsführer Alex Urseanu (li.) und Micky Rosen (re.) schwören auf eine zentrale Datensammlung.

Wenn der Support vor Ort ist, dann ist die Unterstützung eine ganz andere. 
Jacques Friedrich von Kull & Weinzierl setzt auf Unterstützung im Inland
Das Unternehmen umfasst acht Betriebe in München, wovon der Brenner Operngrill mit 350 Sitzplätzen der größte ist. In diesem Restaurant werden an normalen Tagen bis zu 400 Essen serviert, an Wochenenden bis zu 600. Kein Wunder, dass hier so effizient wie nur irgend möglich gearbeitet werden muss. „Wichtig ist für uns, dass der Kassenanbieter eine Schnittstelle zum Reservierungsportal hat. So können die Hostessen genau nachvollziehen, was an einem Tisch passiert.
Vor allem, wann der Bezahlvorgang gestartet wird, denn damit wissen sie auch, wann wieder ein Tisch frei wird“, so Friedrich. Somit ist garantiert, dass der Tisch so schnell als möglich wieder belegt werden kann. Denn: Zeit ist Geld. Über den Wolken Standortwechsel. Das Funky Fisch in Berlin ist eines von zwölf Restaurants des Gastronomen The Duc Ngo. Jedes dieser Restaurants, wobei zehn davon in der Hauptstadt sind, eines in Frankfurt, eines in Baden-Baden, agiert autark.
Es gibt weder einen Zentraleinkauf noch ein gleiches Kassensystem. Bis jetzt. „Unser ältestes Restaurant ist 19 Jahre alt und da wir umstellen mussten, haben wir beschlossen, alle Betriebe auf cloudbasierte Kassen umzustellen“, erläutert Jana Kämpfer, langjährige Mitarbeiterin von Ngo und derzeit im Funky Fisch tätig. Wichtig war, ein System zu finden, das leicht zu bedienen ist, denn: „Wir müssen jeden Tag die Kasse umprogrammieren, weil wir tagesfrischen Fisch verkaufen und das ist immer ein anderer.“


Multigastronom The Duc Ngo hat zwölf Restaurants, die meisten davon in Berlin. Erst vor Kurzem wurden die Kassensysteme auf cloudbasierte Kassen umgestellt. 

Eine statische Kasse macht sich nach ein paar Jahren bezahlt. Cloud-Kassen kosten immer Geld“, erklärt Jana Kämpfer. Wett macht das Ganze jedoch wieder, dass man dafür immer von den neuesten Updates profitiert: „Wir sind für die Gesetzgeber ein bisschen ein Spielball und es ändert sich ständig was. Wenn das so ist, dann entwickelt die Firma ein Software-Update, wir spielen das drauf und so sind wir wieder schnell und leicht auf dem neuesten Stand. Das können die statischen Kassen nicht.“
Überhaupt kann sich Kämpfer ein Leben ohne Technik nicht mehr vorstellen, gerade wenn sie an den Klassiker denkt: Der Bewirtungsbeleg wurde vergessen. „Das ist mittlerweile so komfortabel. Die Rechnung wird rausgesucht und gleich per E-Mail verschickt. So spart man sich nicht nur Zeit, sondern auch einen weiteren Ausdruck, sprich Papierkram. Papierloses Büro Dieses Thema war ausschlaggebend für die österreichische Unternehmensgruppe Grossauer. Insgesamt gehören dazu mehr als zehn Gastronomie- und Tourismusbetriebe, deren Verwaltung in der Zentrale zusammenläuft, welche letztendlich mit einer Papierflut konfrontiert war.
Wir müssen jeden Tag die Kasse umprogrammieren, weil wir tagesfrischen Fisch verkaufen. 
Jana Kämpfer vom Funky Fisch hat spezielle Anforderungen

Die Lagerkapazität war erschöpft, es gab Berge an Akten und Ordnern. Schluss damit, hat man sich gesagt und im vergangenen Winter auf ein elektronisches Archivierungssystem in Verbindung mit Buchhaltung und Controlling umgestellt. „Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Alle Berechtigten, inklusive Steuerberater, haben nun Zugang auf die Daten, für die Belege brauchen wir keinen Lagerraum mehr und das System hat eine einfache Suchfunktion“, erklärt Ingrid Posch, treibende Kraft hinter dieser Aktion.

Zusätzlich fungiert die neue Errungenschaft auch als Kontrollsystem, die Daten sind transparent und die Informationen gebündelt. Das Management kann ortsunabhängig und unkompliziert auf Unterlagen und Reportings zugreifen bzw. über definierte Workflows die Kontrollfunktion ausüben. Zentralisierung Reportings jederzeit und jederorts zu bekommen, ist auch ein großes Plus der neuen Technik.
„Es ist wichtig zu wissen, auf welche Berichte ich zurückgreifen kann, aber vor allem auch, wo und wie ich das tue“, sagt Jacques Friedrich von Kull & Weinzierl und erklärt weiter: „Muss ich jedes Mal ins Büro zurücklaufen und ein System hochfahren oder bekomm ich gleich die ersten Reports an der Kasse im Raum oder auf eine App am Smartphone geliefert?“ Diese Frage nach der zentralen Abfrage und Bündelung der Informationen hat sich vor rund zwei Jahren auch die Gekko-Group mit Sitz in Frankfurt am Main gestellt.
„Wir haben uns gefragt, ob wir in die IT vor Ort investieren oder ob wir nicht alles an einen Ort zentralisieren könnten, wo alle Unternehmen zugreifen können“, beschreibt IT-Direktorin Daniela Maier deren Überlegungen. Ausschlaggebend war das starke Wachstum des Unternehmens in den letzten Jahren. „Wir haben die Kosten verglichen, also jene der Cloud und jene, würden wir in jedem Haus eine eigene Betreuung vom IT-Manager bis hin zum Support haben.“ Zumindest in der Größenordnung eines Unternehmens wie der Gekko-Group ging die Entscheidung somit eindeutig pro Cloud aus, aktuell zählt man acht Betriebe in der Cloud.

„Normal muss ich damit rechnen, dass ich die IT alle fünf Jahre erneuere, Lizenzen, Care Packs usw. kaufe. Auf mehrere Jahre zahlt es sich auf jeden Fall aus, dass man es extern betreibt.“ Auch weitere Vorteile liegen für Maier klar auf der Hand: „Sie ist sicherer, der Support 24/7 ist gewährleistet und man kann flexibler mit den Lizenzen hantieren.“ Perfektes Kassensystem Auf einen ganz anderen Bereich legt das österreichische Unternehmen impacts Catering seine Priorität.
Hier baut man auf mobile Cashless-Systeme, vor allem für Großveranstaltungen. „Dabei wird ein Betrag auf eine Karte oder einen Chip aufgeladen und danach nur mehr bargeldlos bezahlt“, erklärt Christian Chytil, Geschäftsführer des Unternehmens. Als Unternehmer erspart man sich damit die Belegerteilungspflicht. Braucht der Gast dennoch einen Beleg, kann er sich diesen mit der Kartennummer online abrufen und ausdrucken. Bei Veranstaltungen, wo ein Beleg erforderlich ist, sind es dieselben Kassen, die einfach mit einem Bondrucker gekoppelt werden. Chytil sieht die Digitalisierung generell als positiv.
„Jede Feier läuft anders ab. Die Bestellungen laufen in die Datenbank hinein und wir können gezielt frisch beim Lieferanten bestellen.“ An Bars wiederum geht es oft nicht per se um die Frische der Produkte, sondern darum, dass immer genug Nachschub vorhanden ist. Oft wird zu spät erkannt, dass zum Beispiel ein Getränk nicht mehr gekühlt auf Lager ist, der Gast muss warten. Dabei könnte das richtige Kassensystem viele Arbeitsschritte erleichtern. „Wenn man an einer Kasse zum Beispiel das Rezept von einem Cocktail wie einem Cuba Libre hinterlegt, dann kann das System erkennen, was zur Neige geht, und schickt die Warenanforderung an alle Bereiche hinaus.
Langfristig gesehen sollte alles über ein System laufen. Dabei sind die Schnittstellen eine Herausforderung.
Jacques Friedrich von Kull & Weinzierl hat sich lange mit der Thematik beschäftigt  

Somit kann die automatische Auffüllung umgesetzt werden“, erklärt Jacques Friedrich von Kull & Weinzierl. So erspart man sich nicht nur Zeit, sondern erhält sich auch möglicherweise das Wohlwollen seiner Gäste. Das perfekte Kassensystem der Zukunft geht sogar so weit, dass es sowohl Zeiterfassung als auch Dienstpläne integriert hat. Der Wunsch ist also ganz klar: Ein System gehört her, das alle Anforderungen auf einmal erfüllt. „Wir haben in Gesprächen herausgefunden, dass die Kassenanbieter wissen, dass die Gastronomie sich wünscht, alles über ein System abdecken zu können“, so Friedrich. 

Es scheint, als würden die ersten Anbieter, die darauf reagieren, das Rennen machen. Horrorvision Man nehme also den Idealfall. Das Kassensystem ist top und spielt alle Stückerl, die Mitarbeiter fallen aufgrund dieser zusätzlichen Hilfestellung und Erleichterung in einen angenehmen Workflow und dann … dann fällt der Strom aus, der Server stürzt ab, mit einem Wort: Funkstille. „Die Systeme können dann im Stand-alone-Modus weiterarbeiten.
Die Mitarbeiter machen normal weiter und die Daten laden sich dann hoch, wenn alles wieder funktioniert“, gibt Jacques Friedrich die beruhigende Antwort. Manche Anbieter können sogar bis zu vier Tagen Daten speichern, ohne dass eine Verbindung zum Server da ist. „Wenn das nicht wäre und alle Mitarbeiter wieder anfangen müssten, mit dem Bonbuch zu arbeiten, dann würde der Laden davon fliegen.“ Ausschlaggebend in so einer Notsituation ist natürlich auch ein guter Support.
„Es nützt uns nichts, wenn dieser in Rumänien sitzt, zwar deutsch spricht, aber uns mit unserem Problem nicht helfen kann. Wenn ein Anbieter Vor Ort ist, dann ist die Unterstützung eine ganz andere“, so der Operations-Manager. Denn eines ist auch so sicher wie das Amen im Gebet: alle technischen Geräte stürzen immer nur am Freitagabend oder Wochenende ab.